移交人移交工作计划时，要由移交人详细地介绍计划执行情况以及在日后执行过程中可能出现的问题，以便接交人接管后能顺利地开展工作。
移交待办事项时，移交人应将处理方法和有关注意事项向接交人交待清楚，以保证工作的延续性。
（8）交接完毕，交接双方和监交人，要在移交清册上签名或盖章。移交清册一般一式三份，交双方各执一份，存档一份。在移交清册上必须填明：单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务和姓名，以及移交清册页数、份数和其他需要说明的问题和意见。
出纳交接应注意的事项
（1）出纳人员进行交接时，一般应由会计主管人员监交，必要时，还可请上级领导一同监交。
（2）监交过程中，如果移交人交代不清，或者接交人故意为难，监交人员应及时处理裁决。移交人不作交代，或者交代不清的，不得离职，否则，监交人和单位领导人均应负连带责任。
（3）移交时，交接双方人员一定要当面看清、点数、核对，不得由别人代替。
（4）交接后，接管的出纳员应及时向开立账户的银行办理更换出纳员印鉴的手续，检查保险柜的使用是否正常、妥善，保管现金、有价证券、贵重物品、公章等的条件和周围环境是否齐全，如不够妥善、安全，要立即采取改善措施。
（5）接管的出纳人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
对于移交的银行存折和未用的支票，应继续使用，不要把它搁置、浪费，以免单位遭到损失。
（6）交接后，移交人应对自己经办的已经移交的资料的合法性、真实性承担法律责任，不能因为资料已经移交而推脱责任。
10.学校支票管理制度
支票管理制度
（1）支票由出纳员或校长指定专人保管。支票使用时须有“支票领用单”，经校长批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章，填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。
（2）支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对（购置物品由保管员签字）、校长审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行账号，原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。
（3）财务人员月底清账时凭“支票领用单”转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完成报账手续后再作补发工资处理。
（4）对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办，到月底按第三条规定处理。
（5）学校财务人员支付（包括公私借用）每一笔款项，不论金额大小均须校长签字。校长外出应由财务人员设法通知，征得同意后可先付款后补签。
空白支票管理制度
（1）空白支票由出纳人员负责保管，每天与印鉴分别存放并锁好。
（2）签发支票必须根据《用款申请单》，并注明日期、用途与限额。
（3）经手人应同时在支票领用登记本与支票存根上签字，一般不得代签。
（4）支票使用后应在5天内将发票（发票应有财务主管领导、经手人、验收人签字）交回报销。领用支票未结清者，一般不得再领新支票。
（5）出纳人员应及时收回发票，登记出账，作废的支票应加盖“作废”戳记，连同存根与正确的支票同时装订。
（6）注意空白支票的安全管理与密码的正确使用。
11.现金管理的具体规定
现金开支范围的规定
现金开支范围是指按照国家规定可以使用现金进行结算的范围。国家规定，企业、事业单位的机关、团体、部队除按规定的范围可以使用现金外，应通过开户银行进行转账结算。根据国务院发布的《现金管理暂行条例》及中国人民银行《现金管理暂行条例实施细则》规定，企业、事业单位和机关、团体、部队只能在下列范围内开支使用现金：
（1）职工工资、各种工资性津贴。这里所说的职工工资指企业、事业单位和机关、团体、部队支付给职工的工资和工资性津贴。
（2）个人劳务报酬。指由于个人向企业、事业单位和机关、团体、部队等提供劳务而由企业、事业单位和机关、团体、部队等向个人支付的劳务报酬，包括新闻出版单位支付给作者的稿费，各种学校、培训机构等支付给外聘教师的讲课费，以及设计费、装满费、安装费、制图费、化验费、测试费、医疗费、法律服务费、咨询费、各种演出与表演费、技术服务费、介绍服务费、经纪服务费、代办服务费及其他劳务费用等等。
（3）支付给个人的各种奖金。包括根据国家规定颁发给个人的各种科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。
（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出，如退休金、抚恤金、学生助学金、职工困难生活补助费等。
（5）收购单位向个人收购农副产品和其他物资，如金银、工艺品、废旧物资等的价款。
（6）单位预借出差人员必须随身携带的差旅费。
（7）结算起点以下的零星支出。按照规定，结算起点为100元，超过结算起点的，应实行银行转账结算。在结算起点以下的零星支出可以使用现金进行结算，结算起点的调整由中国人民银行确定报国务院备案。
（8）中国人民银行确定需要现金支付的其他支出，如因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况，办理转账结算不够方便，必须使用现金的支出。
对于这类支出，开户单位应向开户银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，开户银行审查批准后，予以支付现金。除上述第（5）、（6）两项外，各企业、事业单位和机关、团体、部队支付给个人的款项中，支付现金每人一次不得超过1000元，超过限额部分，根据提款人的要求在指定银行转为储蓄存款或以支票、银行本票支付。确需全额支付现金的，应经开户银行审查后予以支付。
需要使用现金和禁止使用现金的情况
（1）因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况，用转账结算不够方便，必须使用现金的，要向开户银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，开户银行审查批准后，予以支付现金。
（2）在银行开户的个体工商户、农村承包经营户异地采购的货款，应当通过银行以转账方式进行结算。因采购地点不确定、交通不方便必须携带现金的，由客户提出申请，开户银行根据实际需要予以支付现金。
（3）未在银行开户的个体工商户、农村承包经营户异地采购，可以通过银行以汇兑方式支付。凡加盖“现金”字样的结算凭证，汇人银行必须保证支付现金。
（4）对个体工商户、农村承包户发放的贷款，应以转账方式支付。对于确需在集市使用现金购买物资的，由承贷人提出书面申请，经开户银行审查批准后，可以在贷款金额内支付现金。
（5）开户单位购置规定的专项控制商品，必须采取转账结算方式，不能使用现金。
库存现金限额的规定
现金的库存限额，是指为保证各单位日常零星支付，按规定允许留存现金的最高数额。按《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定，库存现金限额由开户银行根据各单位的实际情况来核定。其限额一般不超过企业3至5天的日常零星开支的需要量，而离银行较远，交通不便的单位，可以放宽限额，但最长也不得超过15天的日常零星开支。对没有银行单独开立账户的附属单位也要实行现金管理，必须保留的现金，也要核定限额，其限额包括在开户单位的库存限额之内。商业和服务行业的找零备用现金也要根据营业额核定定额，但不包括在开户单位的库存现金限额之内。
现金坐支
坐支，是指从单位的现金收入中直接用于支付各种开支。坐支现金，容易打乱现金收支渠道，不利于开户银行对单位的现金进行有效地监督和管理，所以，一般情况下，是不准坐支现金的。按照《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定：“开户单位支付现金，可以从本单位现金库存中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。”“需要坐支现金的单位，要事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位必须在现金账上如实反映坐支现金，并按月向开户银行报送坐支金额和使用情况。”一般情况下，企业可以在申请库存现金限额申请批准书内同时申请坐支，说明坐支的理由、用途和金额，报开户银行审查批准，也可以专门申请批准。允许坐支的单位主要包括：
（1）基层供销社、粮店、食品店、委托商店等销售兼营收购的单位，向个人收购支付的款项。
（2）邮局以汇兑收入款支付个人汇款。
（3）医院以收入款项退还病人的住院押金、伙食费及支付输血费等。
（4）饮食店等服务行业的营业找零款项等。
现金管理“八不准”
按照《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定，企业、事业单位和机关、团体、部队现金管理应遵守“八不准”。这八不准是：
（1）不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；
（2）不准单位之间相互借用现金；
（3）不准谎报用途套取现金；
（4）不准利用银行账户代其他单位和个人存人或支取现金；
（5）不准将单位收入的现金以个人名义存人储蓄；
（6）不准保留账外公款（即小金库）；
（7）不准发行变相货币；
（8）不准以任何票券代替人民币在市场上流通。
开户单位如有违反现金管理“八不准”任何一种情况，开户银行可按照《现金管理暂行条例》的规定，有权责令其停止违法活动，并根据情节轻重给予警告或罚款。
开户银行对开户单位的现金监督管理
开户银行对开户单位的现金监督管理的主要内容：
（1）库存现金限额的管理开户银行要从实际出发，本着既要保证单位日常零星现金支付的合理需要，又要减少现金的使用的原则，合理核定各单位的库存现金限额。
（2）柜面管理
开户银行的柜面人员，在办理业务过程中，对开户单位的现金收支和使用情况进行监督。当开户单位送存或支付现金时，要对凭证上写明的款项来源和取款用途是否符合规定，进行逐笔审查拒绝付款；凡不符合规定的现金收入，银行予以应查明原因，反映给有关部门核实处理。
（3）现金管理检查
开户银行有权深入开户单位，定期、不定期地对开户单位的现金收支情况进行检查，并按规定向当地人民银行报告现金管理情况。开户银行的现金管理检查一般包括以下内容：
是否超过库存现金限额，账面库存金额和实际库存现金是否一致；
是否有用白条或其他单据顶替库存现金及公款私借问题；
是否有擅自“坐支”和账外保留公款情况；
现金收入是否正常，现金支付有无扩大使用范围，有无假造用途套取现金等情况；
有无出租出借账户；
有无发行变相货币，用票券代替人民币在市场流通。
开户银行检查人员要编制现金管理执行情况检查报告表，对现金管理检查情况进行逐一登记，并及时向银行领导进行汇报。开户银行对发现的开户单位违反《现金管理暂行条例》及其实施细则和中国人民银行有关规定的行为应及时予以纠正，并进行处罚。
另外，开户单位的主管部门也要定期和不定期地检查所属单位执行国家管理制度的情况，发现问题及时纠正，并将检查情况通知开户银行。
12.库存现金管理制度
库存现金管理的基本规定
（1）严格遵守库存现金限额。
各单位经银行核定了库存现金限额后，必须严格将库存现金控制在核定的限额内，超出库存限额的现金必须及时送存银行。如库存现金不足限额的，可向银行提取现金，不得在未经开户银行准许的情况下坐支现金。
（2）严禁私设“小金库”和用“白条”抵库。
①“小金库”，是指不在本单位财会部门列支列收，私自在单位库存之外保存的现金和银行存款。私设“小金库”是侵占、截留、隐瞒国家和单位收入的一种违法行为，不仅会搞乱各单位正常的现金收支业务，更严重的是，“小金库”还为各种违法乱纪活动提供了温床，危害极大。因此，国务院历来强调严禁各单位私设“小金库”。
②“白条”抵库，是指用不符合财务制度规定和审批手续的字条或单据，顶抵库存现金的做法。“白条”抵库，使实际库存现金减少，造成正常业务开支所需的现金不足，各种现金收付业务得不到及时的账务处理，很容易导致财务管理出现混乱。“白条”未经合法手续审批，随意支取现金会产生挪用、挥霍和贪污公款等，给不法分子以可乘之机。“白条”一旦丢失，无据可查，给单位或个人都会造成不该有的损失。
（3）单位的库存现金，不准以个人名义存入银行。
为防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库，单位收入的现金，一律不准以个人名义存入银行，银行一旦发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支付。
（4）加强安全防范，确保现金的安全和完整。
为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳的抽屉内外，其余的都应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放，更不得携款回家；单位的库存现金不得与私人的现款混在一起，也不得将公款借给私人使用；为了确保安全，出纳向银行提取现金，或交存现金，均应采取相应的保安措施。
库存现金的保管
（1）单位的库存现金必须存放在专用的保险柜内。
保险柜钥匙一般由财务负责人授权，出纳负责管理使用。保险柜的密码要保守秘密，出纳人员工作变动时，应及时更换密码；保险柜的钥匙或密码丢失或发生故障，要立即报请领导处理，不得随意找人修理或配钥匙；如果发现保险柜被盗，出纳应保护好现场，迅速报告公安机关，待公安机关勘查现场时，才能清理财物被盗情况。
（2）库存现金要分类保管。
①各单位的出纳对库存现金要按票币面额，以及整数（大数）和零数（小数）分类整理后保管。
②纸币要打开铺平，每100张为一把，每10把为一捆，每把、每捆都要用纸条捆扎。凡是成把、成捆的纸币即为整数（大数），均宜放在保险柜里，随用随取；凡不成把的纸币就是零数（小数），也要按各种票币面额每10张叠好，整叠用小铁夹子夹好，放在传票箱内或抽屉里，一定要固定存放位置，以便随时取用方便，避免错乱。
③硬币也要按照币面金额，分类整理好存放，每100枚为一卷，用纸包卷好；每10卷为一把，用纸条捆住。将成卷、成把的整数票币放在保险柜或抽屉里，随用随取；不成卷的硬币，应分别按币面金额，分类放在特别的卡数器里。
④从银行提取回来的整数纸币和硬币，每把上的纸条，每捆上的封签，都要保持完整。动用这部分现金时，要先按捆、把点数，无误后，才能将纸条、封签丢掉。
（3）库存现金的清查。
①为了保证账实相符，防止现金发生差错、丢失、贪污等，各单位应经常对库存现金进行核对清查。库存现金的清查包括出纳每日的清点核对和清查小组定期或不定期的清查。
②现金清查的基本方法是实地盘点库存现金的实存数，再与现金日记账的余额进行核对，看是否相符。
③清查现金时，应注意以下几个方面：
以个人或单位名义借款或取款而没有按手续编制凭证的字条（即白条），不得充抵现金。
代私人存放的现金等，如事先未作声明又无充分证明的，应暂时封存。
如发现私设的“小金库”，应视作溢余，另行登记，等候处理。
如果是清查小组对现金进行清点，一般都采用突击盘点，不预先通知出纳；盘点时间最好在一天业务没有开始之时或一天业务结束后，由出纳将截止清查时现金收付款项全部登记入账，并结出账面余额，这样可以避免干扰正常的业务。清查时，出纳应在场提供情况，积极配合，清查后，应由清查人员填制“现金盘点报告表”，列明现金账存、实存和差异的金额及原因，并及时上报有关负责人。
现金清查中，如果发现账实不符，应立即查找原因，及时更正，不得以今日长款弥补他日短款。
空白支票保管
各单位为了结算，一般都从银行领购并保留一定数量的空白支票以备使用。支票是一种支付凭证，一旦填写了有关内容，并加盖留存在银行的印鉴后，即可直接从银行提取现金，或与其他单位进行结算。因而，存有空白支票的单位，对空白支票必须严格管理，明确指定专人负责保管，空白支票和印章不得由同一人负责保管，并设置“重要空白凭证登记簿”，认真办理领用和注销的手续。
空白收据的保管
（1）空白收据即未填制的收据。
（2）空白收据一经填制，并加盖印鉴后，就可成为办理转账结算和现金支付的一种书面证明，直接关系到单位资金的准确、安全和完整。
（3）空白收据一般应由主管会计人员保管，与支票一样，也应设置“重要空白凭证登记簿”，认真填写领用日期、单位等，并由领用人签字；用完后，要及时办理归还和注销手续。空白收据不得带出单位使用，不得转借、赠送或买卖；作废的收据应加盖“作废”印鉴，并连用存根一起保管，不得撕毁、丢失。
印章的保管
出纳使用的印章必须妥善保管，严格按照规定的用途使用，不得将印章随意存放或带出工作单位。用于签发支票的各种预留银行印鉴章不能由出纳一人保管，一般应由主管会计人员或其他指定人员保管，各种印章的保管应与现金的管理相同，以防违法乱纪人员有机可乘，给国家和单位造成不必要的经济损失。
13.学校教育事业费的管理
教育事业费是国家用于办教育和发展教育事业的资金。只有充分认识教育投资是一种提供智力资源、文化条件和人才准备的智力投资，才能更深刻地认识教育在国民经济中的战略地位。教育事业费的作用，概括来说，就是发展教育事业、培养和不断提高劳动者的素质的物质保证。
学校教育事业费的来源和拨款方式
（1）教育事业费的来源。
教育事业费的主要来源，是国家财政部门或上级主管部门拨人的预算资金以及抵支收纳入预算管理的收入。
随着教育管理体制的改革不断深化，在国家宏观调控下，教育经费由单纯的财政拨款，变为多渠道吸收办学资金。目前在国家财政拨款的主渠道下，抵支收入的来源有如下几个方面：
属于教学方面收取的学杂费收入，按规定转入预算内抵支的部分。属于科技服务方面的净收入用于发展教育事业的部分。属于生产方面的上交利润和股份分红等收入用于发展教育事业的部分。属于总务经济承包方面的经济实体上交净收入用于发展教育事业部分。校内单位工资回收、固定资产变价收入等。
（2）教育事业费的拨款方式。
1980年国家对行政事业单位普遍试行“预算包干、超支不补、结余留用”
的财务管理办法，教育部门率先在学校推行，这对于改变过去“统收统支”，防止年终突击花钱，起到积极的作用。但由于基数很不一致，各地各校差别较大，笼统采取“基数加发展”的办法，仍然存在“苦乐不均”的问题。
1985年起，为了解决上述“苦乐不均”的问题，改“基数加发展”为“综合定额加专项补助”的核拨经费的办法，这个办法规定了学校在核定的预算经费范围内，有权统筹安排、调剂使用，扩大了学校的自主权。这个办法的核心是把教育经费与教育事业规模紧密挂钩，对于推动教育事业的发展，培养高质量的社会主义建设人才起到了积极作用。
学校教育事业费预算的编制和审核
（1）教育事业费预算的编制依据。学校教育事业费预算的编制，是以学校发展的近期规模、当年的招生计划、专业设置、重点学校建设、教学实验和总务保障等情况为依据，同时还要依据国家当年的财力，把需要与可能结合起来。
（2）教育事业费预算编制的方法。依据国家现行的方针、政策财政制度，事业计划以及定员定额，开支标准和统一的计算口径，各项支出要根据节约的原则，精打细算，坚持做到少花钱、多办事，讲究经济效益和投资效果，把计划建立在可靠的基础上。
分清资金性质，严格区分不同资金渠道。学校教育事业费预算经费来源，如前述，一是国家财政拨款，二是抵支收入。在编制经费支出计划时，要按照规定的项目和统一的格式，分文字说明和表格两部分组成。
教育事业费预算编的其他具体方法。按照预算经费支出的对象编制，分为用于个人部分的人员经费和用于公用部分的公用经费。人员经费，包括工资、补助工资、职工福利费、主要副食品补贴、离退人员经费和人民助学金；公用经费，包括公务费、设备购置费、修缮费、业务费、其他费用和差额补助。这种预算有助于考核单位预算的定员、定额和两大部分的合理比例关系，有利于综合平衡。
按照预算经费支出的用途编制，也就是按照国家预算支出科目的“目”级科目分类编制。
按照预算经费支出中的公用经费主要范围分类，可分为教学设备费、教学业务费、研究生业务费、图书资料费、教学差旅费、房屋维修费、一般设备费、办公费、食堂管理费、水电费、外事经费、职工教育经费、招生经费等等。这种分类，一方面能满足近年来学校推行的“指标核算”或“项目核算”的管理要求，另一方面有助于分析各项公用经费的情况。
按照预算经费支出的公用经费的使用和归口部门分类，分为教学科研部门、总务部门、行政管理部门和外事部门。这种分类有助于贯彻执行“保证重点，兼顾一般”的原则，便于及时调整各部门之间的关系。
通过运用分类编制预算经费的方法，对于年度计划的科学性、合理性，进行分析对比，及时了解各项目之间、部门之间的比例关系，宏观上调控，保证教育事业计划的实现和工作任务的完成起着积极作用。
（3）教育事业费预算的审查批准。学校对教育事业费预算的审查。上级主管机关的审查和批准。
学校安排教育事业费预算支出的原则
学校教育事业费预算支出的安排和使用，直接关系到党的教育方针的贯彻执行，关系到教育事业的发展，关系到教育质量和科学研究水平的提高。经费的合理安排和正确使用对于调整学校内部关系，调动各方面的积极性，加强财务管理，提高办学效益，有着重要意义。为此必须坚持如下原则：
（1）是在具体安排上要正确处理直接用于教学、科研与间接用于教学、科研的关系；建设性的支出与消耗性支出的关系；教育部门与管理部门的关系等等。
（2）是预算支出的安排，应坚持经费与所承担的任务挂钩的原则。
（3）是坚持“量入为出”和勤俭办学的原则。
学校教育事业费预算的管理
（1）教育事业费预算。教育事业费预算，要严格贯彻执行国家各项财政制度和财经纪律，按照国家预算支出规定的开支范围和内容，认真组织会计核算的管理。财会管理人员必须熟悉和掌握有关具体法规。
（2）加强对预算资金执行中的控制，保证预算的贯彻执教育事业费预算经批准确定后，在执行过程中，要维护计划的严肃性，克服盲目性，建立和完善有效的控制体系。过去谈控制一般是事后控制或叫消极控制，这里所指的控制是要事前控制或积极的控制。在教育体制改革不断深入的过程中，学校内部各种关系发生了深刻的变化，在这种情况下，单纯的行政手段是不行的，而是要把“责、权、利”结合起来，达到控制的目的。由于学校的规模一般较大，在管理控制上应针对不同形式，采取不同的管理控制办法。
学校经费支出的管理
教育事业费预算的编制和管理已于前述，在预算执行过程中，对发生的经费支出也应加强管理，这是学校财务管理工作的重要内容，现按经费支出的“目”级科目说明如下：
（1）工资和补助工资。根据主管部门批准对编制人数进行控制，不得擅自超过编制增加人员。若校内有关单位缺编，需雇用临时工，要按规定手续报经有关部门批准，财务部门要严格按照上级主管部门批准的工资基金计划进行控制。对各项补助工资的开支也应按现行制度进行管理。尤其是对交通补贴、兼课酬金、保健津贴、夜餐费、临时工工资等项目的开支，要进行认真的检查，并要有合理合法的原始凭证为依据。
（2）人民助学金。按国家和当地规定的标准和享受比例控制使用，原则上要保证助学金全部用于学生。要积极推行贷学金制度，并逐步扩大奖学金比例，以表彰那些品学兼优的学生。
（3）设备购置费。要根据学校的发展规模、专业设置和科学技术的进步等因素，全面安排购置计划，既要保证教学科研急需设备的购置，又要兼顾一般设备的购置。对价值较大的现代化设备购置要事先进行可行性分析。对已购回的设备要建立完备的验收、领用手续。要加强现有设备的维修保养工作，提高设备利用率。图书设备要尽量减少重本和复本的数量。单价超过五万元以上的设备应在基本建设投资内开支，不得挤占教育事业费。
（4）修缮费。对旧有房屋要坚持有计划的修缮原则，修缮计划要与学校总体规划和长远规划相结合，防止朝修夕拆而浪费资金。该列入基本建设的项目应从基建投资开支，不得用分段修建、化整为零等手段，变相挪用教育事业费进行基本建设。
（5）业务费和公务费。业务费的开支一定是与专业相关的开支。要逐步提高业务费在公用经费中的比重，以利于保证教学需要，不断提高教学质量。公务费要力求节约，力争做到平均每生分摊的公务费逐年下降。尤其是差旅费要严格按现行制度列报，不得任意提高标准，要控制出差的人次，尤其要控制旅游式出差。
（6）其他各项费用。如外籍专家费、福利费、主要副食品价格补贴、差额补助费等也应按中央和地方有关规定掌握使用。要节约外汇支出，聘请外国专家讲学要注意实效。福利费要多用于集体福利事业，发给个人的比例不能太大。差额补助费的支出应在核实差额单位的收入基础上给予补助，不得有求必应，增加支出。
（7）对各项经费暂付款要及时催报收回余款，年终要尽量减少付款额度。对经费暂存款应及时清理或转销，不得长期挂帐。
14.学校科技三项费用和代管
科研经费管理
（1）科研资金的种类。
学校是承担国家科研任务的一个重要方面军。管理科研经费也是学校财务部门的一项不可忽视的工作。
人类在长期的科学实验中，把科学研究划分为基础研究、应用研究和发展研究。这三类不同性质的科研项目，通过多种渠道进入学校。学校目前一般有三种科研经费：
科学事业费。科学事业费由国家科委分配到各业务主管部门，再通过业务主管部门下达给学校。科学事业费包括两个部分：一是科研专职编制的人员经费；二是自选课题经费。科技三项费用。科技三项费用包括新产品试制费、中间试验费、重要科学研究费等，均由国家预算安排，通过上级业务主管部门下达给所属学校，主要用于重大的科研课题和国家级重点实验室的建设。
代管科研经费。代管科研经费包括除上级主管部门以外的其他各部委（或省、市有关厅局）下达的科学基金、攻关项目、高技术项目以及厂矿企业的协作科研项目等。
学校的科研经费一般按项目进行核算，《学校会计制度》第十六条规定。“科研项目的核算采用‘权贵发生制’”。
（2）科技三项费用管理。
科技三项费用由国家纵向拨款。拨款方式分为“戴帽下达”与“切块分配”两种。“戴帽下达”的部分，由上级主管部门直接分配到项目；“切块分配”的部分，由学校自主安排。国家纵向拨款与来自厂矿企业的横向科研经费在使用上有所不同。纵向拨款主要用于改善科研条件，添置仪器设备，不承担科研人员的工资支出；而横向科研经费则允许提取劳务费和管理费。学校中从事科研工作的人员经费，一般由科学事业费或教育事业费承担，并未计入科研项目的成本之中，因此，目前学校的科研项目成本实际上也不是“完全成本”。
科技三项费用的管理，包括其收入、支出和结余三个环节，其中在支出方面，管理的重点是要抓好仪器设备采购的可行性分析，认真分析所购的仪器设备是否符合研究工作的方向和需要，计算它的利用率，考虑它的经济与实用，正确处理科学研究与实验室建设之间的关系。
（3）代管科研经费管理。学校的“代管科研经费”，一般有以下几种：
自然科学基金；
社会科学基金和青年科学基金；
攻关项目；
高技术项目；
各部委项目（有关部委下达的项目）；
省科委项目；
厂矿协作项目。
代管科研经费的来源渠道比较复杂，在核算管理上要按照不同的来源，设置一级明细科目；以满足学校内部的管理需要和对外报送会计报表（决算）的需要。自然科学基金、社会科学基金和青年科学基金分别由国家自然科学基金会和社会科学基金会拨款下达。国家基金会在科学基金的管理中，引入竞争机制，实行动态管理和优胜劣汰。项目申请后，经同行专家评议筛选，择优资助。
攻关项目和高科技项目，其经费来自国家预算，由国家科委分配给承担任务的部委，再由部委下达给在某方面具有技术优势和人才优势的学校。
中央各部委的科研拨款，有的经费列入中央财政支出，有的经费来自部委的各项基金收入。省市科委的项目经费，主要来自地方财政拨款。
厂矿协作科研拨款，主要是厂矿企业为了解决技术改造或新产品开发中的关键问题，委托学校进行科研协作，由双方签订合同，其经费一般来自厂矿企业的专用基金。
代管科研经费一般都要按项目进行核算。项目完成以后，一般要进行成果鉴定。并对课题经费进行全面结算。按照国家（或地方）的规定比例，从其纯收入中可以提取一定比例的劳务酬金。
科研经费实行项目核算，有利于建立经济责任制，增强科技人员的经济观念，合理使用资金，提高经济效益和社会效益。
（4）科研经费的收支计划。
科学研究经费的财务收支计划，分为两种：一种是年度财务收支计划；一种是项目收支计划。其编制方法分别说明如下：
年度财务收支计划。
项目收支计划。“科研项目收支计划表”是“科研经费年度收支计划”的基础。项目收支计划由科研课题组负责编制；年度财务收支计划（汇总）由财务部门根据各项目收支计划汇总编制。
学校基金管理
我国学校是从1980年开始建立“学校基金”的。建立学校基金的目的，是为了充分调动广大教职工的社会主义积极性和学校理财的积极性，以加强学校的经济管理，挖掘学校现有人力、物力和财力的潜力，增收节支，改善办学条件和教职工的生活条件，促进教学和科研事业的发展。
（1）学校基金的来源及种类。
学校是在确保国家指令性计划的前提下组织创收的。学校基金的主要来源概括而言是：建立创收基地，发展科研产业，转让技术成果，组织委托代培，搞好校产经营，开发总务潜力。一般学校的学校基金来源，具体有以下几种：校办工厂、农场、公司及其他校办企业实现的利润；学校以技术入股等形式与外单位联营所分得的利润；计划外横向协作科研项目的净收入及技术转让、技术咨询、技术服务、技术出口等的纯收入；委托代培经费按规定应纳入学校基金的部分及各种短训班等的纯收入；实验室对外开放的纯收入；招待所、车队、园林绿化等总务单位对外服务的净收入；利息、废品变价等其他净收入。学校建立“学校基金”必须认真执行国家有关方针、政策和法令，遵守财经纪律，严格划清预算内资金和预算外资金的界限，不能以任何方式化预算内资金为预算外资金。
学校基金的收入是纯收入，不得将毛收入视为“纯收入”转入基金。因此学校基金是学校社会服务中所取得的最终经营成果。
（2）学校基金的使用。
学校“学校基金”的使用，必须坚持“以学校整体利益为主”的原则，并贯彻“先收后支、以丰补欠、计划管理的原则”除按规定上交主管部门外，用于教学、科研、行政、生产等发展事业的基金，原则上不应低于60%；其余部分由学校自主分配，用于改善教职工的工作和生活条件。
创收基金较多的学校，应用较多的收入投入事业发展。学校基金收入较少的学校，经主管部门和财政部门批准，自主分配的比例可以适当提高。
对于学校基金中用作分配给个人的部分，要统筹兼顾，合理分配，妥善处理校内各方人员的利益关系，切实体现按劳取酬的原则。学校基金的支出，主要项目如下：自筹基本建设支出；教学支出；科研支出；发展生产支出；集体福利支出；职工奖励支出；其他支出。
（3）学校基金收支计划的编制。
根据“计划管理”的原则，学校应该编制“学校基金年度收支计划”。它是学校综合财务计划的重要组成部分。
学校特种资金管理
学校的特种资金是从特定来源取得并具有专门用途的自有资金。主要来源有：按照国家规定向学生收取的学杂费、住宿费；学校自行管理的教职工宿舍租金；教职工借用学校家具租金；按照地方有关部门或学校自行规定收取的赔偿收入、罚没收入以及国内外组织和人士的各种捐赠款、资助款。
（1）特种资金的性质及管理原则。
学校的特种资金，具有特定的收支内容和非赢利的特性。除捐赠款、资助款应按赠赞助方的意愿掌握使用外，其余各项收入均应用于与本项目收入相关的支出。如房租收入应用于房屋修缮等。
学校的特种资金，按以下原则进行管理：实行计划管理，先收后支、量入为出、节约使用。学校要严格按照国家的规定，保证特种资金的正确形成和合理使用。安排特种资金的使用，必须量入为出，先收后支。即根据特种资金的收入来合理安排支出数，使收入与支出不仅在数额上而且在时间上相适应，不能超支挪用。在安排支出时，应精打细算，力求节约，少花钱，多办事，充分发挥资金的使用效益。
实行分项目核算，专款专用。学校的特种资金，必须正确划分各种收入的界限，分项立户核算，对于捐赠款、资助款等项目，必须专款专用。对于特种资金的支出，必须从相应的专项中列报。如果有些项目的支出，与教育事业费支出难以划分清楚，应将其收入的全部冲抵教育事业费有关项目的支出（如职工房租收入）。
（2）特种资金的收支计划。
为了有计划地形成和使用特种资金，必须编制特种资金收支计划。
学校借入款的管理
随着经济体制、科技体制、教育体制、金融体制的改革和深入发展，学校的资金来源，已经改变单一的国家拨款形式，产生了借款形式。学校与其他单位之间互相融通资金，实行资金有偿占用，这类业务经常发生。学校的借入款，分为“科研借入款”和“其他借入款”两种。
（1）科研借入款的管理。科研借入款反映科技体制改革，科研经费拨改贷的需要。科研借款，到期是要偿还的，偿还的方式有多种：有的是以科研项目完成后的科研成果来偿还；有的是以银行存款来偿还；有的还要按期付息。由于科研借入款是有偿的这一特殊性所决定，借款科研项目的核算和管理也不同于拨款科研项目的核算，其特点主要有：
要加强对借款科研项目的合同管理，对必须按期归还借款的项目，要事先检查落实其还款资金的来源。
要严格借款科研项目的课题核算，防止项目间的资金流用。对跨年度的借款科研项目，每年年终不能将当年的支出与借款对冲，在代理款未偿还之前，借款科研项目的收入、支出必须在帐面上保持全面完整的记录。
（2）其他借入款的管理。学校的其他借入款，是指除科研借入款以外的各种借入款。主要有：向外单位临时借入款，银行短期贷款等。向外借入款，一般都按有偿原则支付利息。其他借入款的管理，应注意以下几点：
遵守信用，如期归还。事前要检查落实归还借款的资金来源，到期如数归还。其他借入款与其他暂存款在资金性质上是不同的，在核算上应该分别反映。
周密安排本单位的资金。根据资金有偿使用的原则，详细计算利息的存贷差，采取有利于本单位的方案。
15.学校预算外资金管理制度
（1）对预算外资金，学校财务部门要统一管理，认真进行会计核算。预算外经费不管数额大小、项目多少，都要全额入账，不得只将收支相抵后的余额入账，记账凭证要完备统一、内容真实、数字准确。
（2）建立健全预决算报告制度。为使国家与地方政府切实加强预算外资金的计划管理，学校财务部门要积极主动和认真负责地编制预算外资金的年度收支计划、季度执行计划，并应按规定在年初向教育行政主管部门、财政部门报送预算，年终报送决算，季度报送执行情况报表。
（3）学校预算外资金按照基本建设程序申报，并经批准后安排基本建设，资金要存入指定银行，坚持先存后用、先收后支，并接受指定银行的监督。
（4）认真做好预算外资金的财务活动分析，严格执行财政制度和财务制度，实行财务监督。
16.学校财务年度决算制度
（1）年末核对预算指标，核对各项拨款、交款数字，与开户银行核对所有账户余额。发现未达款项，应立即追查处理；发现串户贴款应立即调整，使各账户与银行保持一致。
（2）清理预算和预算外各项资金，该做预算收支的应调做预算收支。预算资金节余，按规定可提奖的应提出转入学校基金户。食堂等部门管理费的节余，按规定缴回的部分应冲减相应支出。各项代管经费应与主管部门核对准确。
（3）清理各往来款项，对于年内在外人员和无法取得报销凭证的暂付款，应与经办人核对，并备案待查，其余一律收回。对确属呆账者，经审批后，办理核销手续。各项暂存款要查明性质和用途，长期挂账又没有必要存放者，应清理退回；确系无法查清或属无主账款，应报批后上缴财政。
（4）学校各项固定资产和库存物资，应在年终前进行认真清点盘存，并进行账物、账账核对，出现盈亏者，按学校物资管理办法做账务处理，做到账实相符、账账相符。
（5）应认真核对各项财务基本数字，如有出入，应在调查的基础上予以调整，保证数字准确。
（6）学校教育事业成果、教育教学研究成果和教育科研成果，有关部门要提供确切文字资料与可靠数据。
（7）汇总各会计账户，进行决算的账务处理，结清预算和预算外支出等账户。
（8）根据统一表格，按会计账簿各账户最终数字填制资金活动表、支出决算表、基数表及各项资金的明细决算表。各项代管经费等也要分别做出决算报表。
（9）填制必要的附表，包括设备购置项目、维修项目和暂付款明细表等。
（10）决算文字说明。对学校一年内财务、事业计划等情况进行总结和分析，对表格中不能表达的财务情况进行说明。该文字说明的主要内容为：事业计划等完成情况与存在问题、固定资产变动与折旧情况、预算与预算外收支情况、效率与效益分析、财务管理状况与问题及其改进措施。决算说明不能仅限于对表格的解说，而应通过表格和各项数据全面透视学校教育、教学、科研、生产和行政事项等活动状况，剖析学校管理效率与效益以及问题的症结。因此，学校财务人员必须善于观察，了解有关学校工作质量的确凿资料，并进行整理分析，作为决算的定性说明依据。
（11）学校财务部门填制好财务报表后，经学校领导集体审查、校长盖章后，按规定的报送单位和程序报送。
17.统计工作管理制度
统计人员岗位责任制
（1）做到持证上岗，依法履行职责，恪守职业道德，掌握基本的统计业务知识。
（2）保证执行国家、某市、某区统计报表制度，保证统计数据的全面性、准确性和及时性，做到不虚报、瞒报、迟报、拒报，不伪造、篡改。
（3）认真填写统计台账和统计报表，做到字迹工整、整洁，并妥善保管。
（4）按要求参加学习和培训，不断提高法律意识、业务水平和自身素质。
（5）随时提供完整的统计资料以供检查。
统计数据质量管理制度
（1）依据原始记录建立健全统计台账登记，加强基础工作，确保统计数据的质量。
（2）统计人员要正确理解和掌握各种报表的指标含义、计算方式、指标间的逻辑关系以及填报方，保证数据准确无误。
（3）统计报表的填写要规范、整洁，不得随意涂改，严格按要求审核、签署、上报。
（4）积极参加上级业务主管部门组织的培训，不断提高业务水平。
统计资料管理制度
（1）依据《统计法》以及统计制度如实报送统计资料，并对其真实性负责。
（2）统计资料在年报期内由主管部门的统计负责人统一管理。历年统计资料交档案部门常年管理。
（3）按时登记统计台账，做到数字清楚，填写规范、完整。
（4）按时装订归档统计资料。按要求设置统计台账、统计年报、统计月报及专项统计调查资料，保存期限为2年。
18.会计监督制度
（1）会计监督是会计的主要职能之一，是保证会计核算的真实性、合法性的主要手段。因此，要经常教育财务会计人员，提高认识、端正思想、秉公办事，按照《会计法》和《会计人员职权条例》以及有关规定，做好会计监督工作。
（2）会计监督是每个会计人员的责任。在制定各级会计人员职责时均应具体、明确地做出规定并定期检查落实。
（3）各级会计人员在经办每一项经济业务时，都要取得合法的原始凭证和必要的审批手续。对不合法、不真实、不完整、不清楚、手续不健全的原始凭证，不予受理并要求其更正、补充、补办手续。
（4）凡购物品都必须履行审批、采购、验收入库、入账等手续。对不合格的设备仪器以及非正当渠道购入的物品，或数量、规格、含量、金额不符的，保管员不予验收，会计不予报销。
（5）经批准外购材料、设备，严格按合同办事。对外地的一切托收要严加管理和控制，货没到或未到齐，以及品种、规格、质量、数量、价格等与合同不符的，应立即提出拒付或部分拒付。
（6）严格计划管理大型设备购置、基本建设项目。超计划、无计划、无申报手续自行购置的物品，一律不予付款。
（7）对违反财经纪律、财务制度的现象，要向领导提出意见和建议，予以制止。对控购商品的购置，要事先申报，未经批准，财务科不予报销。
19.学校财务监督制度
财务监督的基本任务
（1）保证学校按照党的路线、方针、政策和政府的各项法令及财政财务制度执行，正确地领用与支出教育财务资金，合理、节约、有效地运用经费于教育教学活动之中，保证学校教育质量与办学效益的不断提高。
（2）严肃学校财经纪律，同违反财经纪律的行为作斗争，并抵制乱支付和铺张浪费现象，确保学校资产的安全。
学校财务监督的原则
（1）对于检查发现的问题要如实地、全面地、准确地反映与汇报，不扩大、不缩小，不隐瞒也不说假话。
（2）在处理与解决问题时，要对问题的性质以及错误的事实、情节、原因、后果、背景等进行具体分析研究，根据问题的大小与轻重程度、性质和政策规定，做恰如其分的处理。
（3）检查出的问题，既不能轻率地下结论，也不能凭个人好恶、情感和主观推测办事，必须有理有据，事实与数据确凿。
（4）财务监督要坚持为学校教学与教学管理服务，保证教学工作的顺利发展。
财务监督的主要内容
（1）对学校资金的监督。学校预算内、外资金是否按规定使用，有无将预算内经费转为预算外经费的情况；学校各种周转金有无超过定额，收支的现金是否按规定及时送存银行，留存的现金有无超过库存限额的情况；使用现金是否符合现金管理规定的使用范围，有无随意借支、挪用、白条抵库以及套取现金的现象；是否按规定取消学校及其各职能部门的小金库等。
（2）对学校收入方面的监督。主要察看学校各项收入是否按规定的范围与标准合理组织，有无擅自扩大或缩小收费范围，提高或降低收费标准的情况。对应上交的收入是否按规定上交了，是否有拖欠、挪用以及截留、坐支等情况。
（3）对学校支出方面的监督。学校各项支出是否按预算规定的范围、内容与要求进行支付，有无乱支乱用、损公肥私、假公济私与贪污盗窃等情况，有无应在预算外开支的而在预算内列支的情况；各项支出是否精打细算，是否真正坚持以教学为中心、为教学服务，讲求办学效益；是否严格执行了费用开支标准，有无擅自扩大范围与提高标准的情况；财产物资的购置是否执行了控制社会集团购买力的规定。
（4）对学校财产物资方面的监督。学校财产物资的购进、验收、领发、登记手续是否齐全，制度是否健全，有无管理不善、使用不当、损失、浪费与被盗窃的情况；教育、教学与科研设备的保管是否妥善，有无专人负责和有无乱堆乱放等情况；学校各种设备利用率是高还是低，维修、保养、检查和使用是否有制度与科学的操作程序和规范；学校财产物资是否账实相符、账账相符，是否存在有账无物、有物无账等问题。
（5）对学校预算外资金方面的监督。对于学校预算外资金的财务监督，可以参照上述四个方面内容进行。
（6）对学校预算的编制与执行的监督。其一是学校预算是否根据国家与地方政府的方针政策与学校事业计划、工作目标、工作任务、定编定员定额进行编制，有无宽打窄用、扩大范围、提高标准等现象。其二是学校财务计划的执行情况，预算内收支计划、预算外收支计划是否与学校工作目标、任务、事业计划相一致。其三是学校人力、物力、财力消耗是否贯彻执行了以教学为中心、为教学服务的原则以及勤俭办学的方针。
学校财务监督形式
学校财务监督应贯穿于学校财务管理全过程，其监督应按学校财务工作运行的正常顺序进行，即包括事前监督、现场监督（日常监督）和事后监督三种形式。
学校财务监督的方法
（1）账务检查。账务检查也叫会计检查，是一种通过对学校会计凭证、账簿、会计报表认真细致的检查分析，发现问题，查明原因，实现财务监督的方法。
（2）实物检查。是一种对学校设备、财产、物资的存放、保管、使用以及领取制度的检查、清查和盘点，以核实设备、财产、物资的数量、价值，弄明情况，查清原因，得出结论的方法。
（3）现场检查。是一种通过现场观察，召集有关人员座谈，揭矛盾、摆问题，全面而真实地反映事实真相的一种监督方法，目的在于查清和核实问题，分析原因，找出责任人。
（4）学校管理者与财务人员共同检查。
20.财务报销制度
对原始单据的一般要求
（1）发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。
（2）内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。
（3）印章要齐全，须有收款单位公章（或收款专用章）及收款人签字（章）；事业单位的收据，要有财务专章；企业和个体户须持税务部门统一印制的收据。
（4）购买农民的农副产品而无法取得正式发票时，可使用财务科印发的自制单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。
（5）从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善而被盗或遗失，后果自负。
财务报销其他要求
（1）对各项支出报销的审签，实行统一管理，由校长签字后，再由财务科长签字，财务科方可付款。
（2）差旅费报销单，须用蓝（黑）墨水笔填写。数人一起出差使用一张差旅费报销单时，要将每个人的姓名都填上，内容填写要齐全，要有结算人、负责人的签章。
（3）由总务处按计划统一购买仪器、设备、材料等各种物品，各使用科室不得自行购买。在特殊情况下必须自己购买时，须经校领导批准，总务处验收入库。
（4）临时工的工资、保健费，由人事科填制临时工工资花名册，由领酬人、经手人、校领导签章。
21.出差管理制度
（1）学校所属员工因公出差按下列办法预支和决算差旅费。
（2）学校员工乘坐火车、飞机、轮船按下表标准发给交通费。
（略）
①乘坐轮船、火车及长途汽车，凭相应的票根报账。
②逢紧急公务必须搭乘飞机时，应事先报告主管领导批准后方可报账，事后凭飞机票根报账。
③搭乘学校交通工具者，不予报支交通费。
（3）出差的员工膳食、住宿、杂费按国家有关规定标准核发：
（具体数额略）
（4）出差期间因公支出下列费用，如能提出书面理由并报请主管领导批准后，可准予据实报销，并按下列规定办理：
①乘坐出租车应取得出租车统一发票，并据此报销。
②电报电话费凭电信局正式收据报销。
③邮费凭邮局证明报销。
③因公宴客费用，凭饭店正式发票报销。
⑤因公携带的文件资料和行李运费，凭公交部门正式运费收据报销。
（5）教职员工出差，由派遣出差部门的主管填写通知单一式两份，送请核准后，一份送教导处登记，一份由出差人保管并凭此预借或报销旅费。
（6）教职员工出差返回3日内填具出差旅费报支单，送请部门主管核批后，送教导处审签，出纳人员方得报支。
（7）教职员工出差前，凭核准的派遣出差通知单预借差旅费，于出差完毕报支旅费时扣还结清。
（8）市内及短程（1日内）出差人员，除按实支车费外，另可报支合理次数的误餐费。
①下午5点以后销差者准报支午餐。
②下午8点以后销差者准加报晚餐。
③不得再报支加班费。
（9）奉令调遣人员，可比照以上有关条文报支交通费、膳食费及行李运费，但在学校用餐者不得报支误餐费。
22.对账与结账工作制度
对账
根据制度要求，学校应当定期将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位和个人账目等进行核对，以保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作的主要内容是：
（1）账证核对。
根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。这种核对除在日常账证、记账过程中进行外，每月终了，如果发现账账不符、账实不符，还必须追根求源，进行账簿与会计凭证的检查核对，以确保账证相符。
（2）账账核对。
即各种账簿之间的有关数字要相互核对，做到账账相符。具体核对内容有：
①总分类账各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数相等，或总分类账各账户借方金额合计数与贷方金额合计数相等。
②总分类账的余额与其所属各明细分类账户余额合计数相等。
③日记账的余额应与相应的总账账户余额相等。
④会计部门有关财产物资明细账，应与有关财产物资保管或使用部门的登记簿所记录的数额相等。
（3）账实核对。
在实际工作中，账实核对一般是通过财产清查进行的。账实核对的内容有：
①现金日记账的余额应与库存现金实有数逐日核对相符。
②各种银行存款日记账，应定期与银行对账单核对相符。
③各种财产物资明细账账面数量及金额，应定期与库存实物核对相符。
④各种应收、应付款项明细账的余额，应定期与有关单位或债务人、债权人核对相符。
结账
结账，是在一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额的行为。
（1）结账程序
①结账前，首先要查明本期发生的经济业务是否全部记入账簿。
②按照权责发生制原则，处理期末结转和调整业务。
③结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出发生额或累计发生额的，也应计算出当期发生额或累计发生额。年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。
（2）结账的方法
结账分为月结、季结和年结。由于各账户的性质不同，会计报表所需资料来源各异，所以在结账时，应区分不同的账户采取相应的结账方法。
①对不需要按月结计本期发生额的账户，每次记账后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下画一条通栏单红线即可，不需要再结计一次余额。
②现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、成本、费用等明细账户，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面画一条通栏单红线，在下一行“摘要”栏内注明“本日合计”字样，并在借方、贷方栏结出本月发生额和余额，然后再在下面画一条通栏单红线，即上下各一条单红线。
③需要结计本年累计发生额的明细账户，应在“本月合计”行下结计自年初起至本月末止的累计发生额，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面画一条单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下画双红线。
④总账账户平时只需要结出月末余额，不必画线。年终结账时，为了反映全年各项资产、负债和所有者权益增减变动的全貌，便于核对账目，要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下画一条双红线。
⑤需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，只要在此行记录下画一条单红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不必另结出“本月合计”数。
⑥结账画线的目的，是为了突出本月合计数和月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。按规定，月结画单红线，年结画双红线。画线应画通栏线，不应只在本账页中的金额部分画线。
⑦结账时，如果出现负数余额，可以用红字在余额栏登记；但如果余额栏前印有余额的方向（如借或贷），则应用蓝黑或碳素墨水书写，在方向栏标明方向即可。
⑧年末，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一年新账摘要栏注明“上年结转”字样，将余额过入新账余额栏。在年终结账时，不必编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，本年有余额的账户的余额变为零。
在对账过程中有可能出现借贷不相等，一般是由错账而引起的，要及时查找，以便更正。
23.账簿更换与保管工作制度
账簿更换
学校账簿更换是指在会计年度终了时，将上年度的账簿更换为次年度的新账簿。
更换新账的程序是：
（1）检查本年度账簿记录，在年终结账时是否全部结清，并将余额结转下年。
（2）按本年度有余额账户的“结转下年”的数字，直接记入次年新账中各相应账户的第一行的“余额”栏内，并在“借或贷”栏内注明余额的方向（借方，还是贷方），在“日期”栏注明年月日，在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。
应当特别注意的是，次年新账第1行上年结转的余额，不必编制记账凭证，同时，也不要记人借方栏或贷方栏，而要直接记入“余额”栏。所以，这一行的“凭证编号”栏、“借方”栏和“贷方”栏，都空置不填。
至于在新的年度建账时，是否所有的账簿都更换新账，要视企业设置账簿的情况而定。通常，总分类账簿、日记账和绝大多数的明细分类账，应每年更换一次新账。对于个别的财产物资采用卡片式的明细账，可跨年度使用，不必每年更换一次新账。
账簿的保管
账簿管理分为平时管理和归档保管两种。
（1）账簿平时管理的要求
①各种账簿要指定专人管理，账簿管理人员不仅要负责记账、对账、结账等工作，还要负责账簿安全、完整。
②会计账簿未经领导和有关人员批准，非经管人员不能擅自翻阅查看、摘抄和复制等。
③会计账簿除需要与外单位核对外，通常不能携带外出，对需要携带外出的账簿，通常应由经管人负责保管或会计主管人员指定专人负责。
④会计账簿不能随意交与其他人员管理，以确保账簿安全完整。
（2）旧账归档保管的要求
年度末，更换并启用新账后，对更换下的旧账，要进行整理、装订、造册，按规定办理移交手续，归档保管。其内容是：
①归档前应对更换下来的旧账进行整理。主要包括：
检查和补齐应办的会计手续。首先检查应归档的旧账是否收集齐全，检查各种账簿应办的会计手续是否完备，对于手续不完备的应补办手续。比如，改错盖的章，注销空页空行，结转余额等。活页账应撤出尚未使用的空白账页，再装订成册，连续编号，并标明总额数、起止号数等。
②更换下来的旧账簿，要在进行整理的基础上装订成册。
装订时应注意，活页账通常按账户分类装订成册，加具封面，一个账户可装订一册或数册；某些账户的账页较少，也可几个账户合并装订成一册；装订时应检查账簿的扉页内容是否填写齐全，手续完备；装订后应由经办人员、装订人员和会计主管人员在封口处签名或盖章。
③更换下来的账簿，经过整理装订后，应编制目录，填写移交清单，办理移交手续，按期归档保管。保管人员应根据档案管理办法的要求，编制索引，分类储存，妥善保管，以便于日后查阅；要注意防火、防盗，库房要通风良好，以免档案毁损、霉烂等。
④必须根据制度统一规定的保存年限妥善保管各种账簿和会计凭证、会计报表，不得将其丢失和任意销毁。保管期满后，应根据规定的审批程序报经批准后方能销毁。
24.原始凭证管理制度
（1）所取得的原始凭证必须具备：凭证的名称、填制日期和编号；接受凭证单位的名称、业务内容、数量、单位和金额；填制单位的名称和财务（会计）专用章；经办人员签章。内容必须真实、完整。
（2）经济业务发生时，要及时取得或编制原始凭证。经领导人、验收入、经办人签字后，及时送交财务部门。
（3）财务部门对原始凭证要认真进行审核。审核凭证对应的经济业务和内容是否填写齐全，数字计算是否正确，手续是否完备，书写是否清晰。对违反财经纪律和制度、内容填写不全、计算有误、手续不完备、书写不清楚的原始凭证，会计人员应拒绝付款、报销或执行。对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，要拒绝执行并及时向有关单位报告。
（4）会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，严肃认真、实事求是地记录各项经济业务的真实情况，并做到计算正确、真实可靠。
25.错账查找制度
在对账过程中，有可能出现借贷不相等，一般是由错账而引起的，需要及时查找，以便更正。
影响借贷不平衡的错误很多，最常见的主要有：漏记一项业务的借项记录或贷项记录，漏算一项或几项余额记录，借项记录或贷项记录方向记反，数字次序颠倒等。
当发现借贷不平衡时，首先确定错账的差数（借贷差数），这一金额的某些特征，可能提供出错账的类型线索，按照线索，采用一定的方法，从而找出错误所在。通常采用的方法有：
差数法
（1）若有人只登记了某项业务的一方（借项或贷项），或在计算账户余额时漏算了一笔业务的一方记录（借项或贷项），遗漏一方的一笔金额，就会造成借贷不平衡。导致的结果，其差数应是被遗漏项目的金额。
（2）借方金额遗漏，就会有同量的超过额出现在贷方；同理，差额会出现在相反的方向。差数法就是按借贷的差数去查找账簿记录，若是借差，应检查账簿贷方记录，视其有否这个差数，若没有就可能是被漏掉。反之，若是贷差，则应检查账簿借方记录，视其有否这个差数被漏掉。差数法，对于发现漏记相当有效。
除二法
当一个借项被错记贷项（或相反）时，出现的错账差数将是错误金额的2倍。用差数除以2，得商数即被记错方向的数字。比如，若贷方总额超过借方总额（贷差）50元，就要用2去除50得25，再查找账户的借方记录，有无25元的借方记录被记入贷方，或查账户贷方记录有25元的记录应是借方。这种类型的错误，将使错账差额能被2除尽。若不是这样，那就可能是其他类型的错误。
除九法
（1）除九法适用于查找数字次序颠倒所产生的错账。比如，将280误写成820其差额可以被九除尽（820—280=540，540÷9=60）。因此，若错账差数是9的倍数，就可设想是由于数字次序颠倒而引起的。于是检查账簿记录有没有数字次序颠倒的错误。
（2）应当指出，若只有一种错误存在，可用上面提到的方法之一，去查明和确定它。但是，若错账是由几种错误同时引起的，就不能运用上述的各种方法。查找的惟一方法，即追溯每一次记录，核对计算账户余额的运算及确定在抄录金额，或加计总数时有没有错误。
（全书完）
