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编制计划的基本步骤和方法

有关专家指出,企业的经营计划根据计划期的长短可分为长期计划、中期计划和短期计划。中、长期计划的编制过程,一般要经历三个阶段:编制计划的准备阶段,制定目标阶段和确定计划阶段。

1.编制计划前做好充分的准备

企业必须重视编制计划前的准备工作,因为做好准备工作是提高企业计划的科学性的重要条件。因此,编制计划首先必须通过周密的调查研究,收集和掌握有关的信息情报资料。编制计划前,必须掌握的资料主要有以下三个方面:

①企业的环境分析。环境分析就是对市场调查、预测所获得的各种有关环境资料进行的分析研究。对环境因素分析的目的是为了准确地掌握企业所处的客观环境的变化规律,了解企业现状是否与客观环境相适应。只有搞好环境因素的分析,才能使企业的计划适应客观环境的变化,并在多变的环境中,寻找发展的机会。

②企业能力分析。企业能力分析主要是对企业的生产能力、销售能力和经营管理能力的分析。企业能力分析的目的在于充分掌握企业的长处和短处,以便在制定计划时扬长避短,使计划目标制定得更加先进。

③企业成绩分析。企业成绩分析主要是对企业以往完成的生产、销售和其他各项业务活动情况的分析。通过企业成绩分析,可以掌握企业的经营管理水平以及克服困难的能力,等等。企业在编制计划时,要充分发挥企业在这些方面的能力,同时也要估计到计划期可能出现的问题,以及防止问题出现应采取的措施。

一个企业,能否编出科学的、准确的计划,在很大程度上取决于调查研究和收集资料的工作质量。规模较大的企业,应设立专门的综合计划部门来负责这项调查研究工作,事先拟定调查规划,明确调查项目、范围、数量、质量和完成的时间,并对收集的资料做好整理、分析、储存和保管等工作。

2.制定适宜的目标

在进行环境、企业能力和成绩分析之后,首先要根据环境的变化和企业的实际情况,制定企业的经营战略和方针,决定扩大哪些事业,压缩哪些事业,建立哪些新的部门,与哪些企业合并,收买哪些企业;决定企业经营结构、产品结构和产品市场战略。其次,确定整个企业的经营目标和企业在计划期要达到的水平。再次,规定各事业部和各职能部门在计划期应完成的具体指标,从而形成完整的指标体系。

3.制定计划

①拟定草案。企业的计划部门同各事业部和各职能部门主管计划的负责人一起拟定计划草案。

②征求意见。把制定的计划草案分发给各事业部门和各职能部门,发动职工进行充分讨论,鼓励职工大胆提出补充方案和修改意见。

③优化方案。通过对各种方案和意见的反复讨论、分析、对比,最后选出最优计划方案。

4.编制计划的具体方法 1:

计划是确定未来行动的方案,是建立在科学预见的基础上,但是有许多不确定因素往往是难以准确预测的,尤其是长期计划,更加不可能一下子定得十分周密无误。要使计划既具有高度的准确性和严肃性,又要充分注意计划的灵活性和应变性,就必须在计划执行过程中,根据实际的变化情况,不断地调整或修改计划,使主观的计划符合客观实际,保持它的科学性和准确性。只有这样,才能使企业始终有一个较为切合实际的长期计划作为指导,并使长期计划与年度计划紧密地衔接起来,充分发挥长期计划对年度计划的指导作用。为了达到这一目的和要求,采用滚动式计划是一种行之有效的方法。

滚动式计划主要是采取“近细远粗”,不断进行滚动式的调整修改计划的方法。它适用于长期计划和年度计划,也适用于综合计划和专业计划。以五年计划为例,这种滚动式计划的基本特点是:

①计划是动态型的。无论是长期和短期的计划,在一个滚动期内,计划量要按社会需要不断地进行调整变动,要按照滚动期延续不断地编制计划。所以滚动式计划有适应社会需要而多变的特点。

②每年要对上一个五年计划进行检查、分析、修改或调整,每年都要制定一个新的五年计划。

③把长期计划与年度计划有机的结合起来,做到“近细远粗”,即第一年计划是具体的年度计划,第二、三年计划比较细一些,第四、五年计划比较粗一些。

④“近细远粗”,具有弹性,便于根据新时期、新情况,把握时机,避免风险。同时,连续滚动有利于长远目标的实现。

⑤连续滚动,便于保持生产连续,产供销衔接,生产技术准备持续连贯。

5.编制计划的具体方法 2:

循环法,PDCA是Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)四个英文单词的缩写。它的基本原理,就是做任何一项工作,通常都是先有设想,并通过计划表达出来;然后按照计划规定去执行、检查和总结;最后通过工作循环,一步一步地提高水平,把工作越做越好。这是做好一切工作的一般规律。即:计划—执行—检查—处理四个阶段的循环,简称PDCA计划循环法。

PDCA计划循环法一般可分为四个阶段和八个步骤的循环系统。其主要内容如下:

(1)PDCA四个阶段的循环

第一阶段是制定计划,包括确定方针、目标和活动计划等内容。

第二阶段是执行,主要是组织力量去执行计划,保证计划的实施。

第三阶段是检查,主要是对计划的执行情况进行检查分析,找出存在的问题和原因,总结经验和教训。

第四阶段是处理,主要是根据检查的结果,采取相应的措施,对成功的经验加以肯定,形成标准,进行推广。总结失败的教训,防止再次发生,把没有解决的问题转入下一个PDCA循环改进、解决。

(2)PDCA循环的工作步骤

PDCA循环的四个阶段可进一步划分为八个步骤:

①提出工作设想,收集有关资料,进行调查研究和预测,确定企业方针和目标。

②按规定的方针和目标,进行试算平衡,提出各种决策方案,从中选择一个最优的方案。

③按照决策方案,编制具体的活动计划,下达执行。

以上三个步骤是第一阶段计划(P)的具体内容。

④根据规定的计划任务,具体落实到各部门和有关人员,并按照规定的数量、质量和时间等标准要求,认真贯彻执行。这是第二阶段执行(D)的具体内容。

⑤检查计划的执行情况,评价工作成绩。通过检查进行比较,找出成功的经验和失败的教训。

⑥对于已发现的问题,进行科学分析,从而找出问题产生的原因。

上述⑤、⑥两项工作步骤是第三阶段检查(C)的具体内容。

⑦对发生的问题应提出解决办法,好的经验要总结推广,错误教训要防止再发生。

⑧对于尚未解决的问题,应转入下一轮PDCA循环予以解决。

上述⑦、⑧两项工作步骤是第四阶段总结(A)的具体内容。

以上八个工作步骤是PDCA循环工作方法的具体化,四个阶段和八个步骤有着不可分割的连续关系。

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